Gestaltung der Umgebung f├╝r ein erfolgreiches S/4HANA-Migrationsprojekt

Wie werden IT-Projekte erfolgreich, sei es eine S/4HANA-Migration oder ein anderes Projekt? Bei ontron glauben wir, dass effiziente und effektive Arbeitsmodelle f├╝r das Projektteam eine wesentliche Komponente des Erfolgs sind. Lesen Sie diese 7-min├╝tige Aufsatz, um zu erfahren:

• Was eine Projektumgebung, die hervorragende Ergebnisse liefert, ausmacht
• Welche Prozesse innerhalb des Teams unterst├╝tzt werden m├╝ssen, um seine F├Ąhigkeiten zu erweitern
• Welche spezifischen Beispiele f├╝r betriebswirtschaftliche Anwendungen, die sich als praktische Werkzeuge im Arbeitsmodell von ontron bew├Ąhrt haben und die auch Sie nutzen k├Ânnen, existieren

Zuerst und vor allem ist es wichtig zu definieren, was wir unter einem erfolgreichen IT-Projekt verstehen. F├╝r uns ist es nicht nur ein betriebsf├Ąhiges IT-System, das ohne technische Fehler funktioniert. Ein erfolgreiches IT-Projekt unterst├╝tzt die Gesch├Ąftsprozesse, die die Organisation ben├Âtigt, zum Beispiel Krankenhausprozesse, um Werte zu schaffen und es unterst├╝tzt die Nutzer im Alltag, die das System wie vorgesehen anwenden.

Die Ber├╝cksichtigung technischer Spezifikationen einerseits und die strategische Ausrichtung auf Gesch├Ąftsziele andererseits, h├Ąngt direkt vom Projektteam ab, das Ende-zu-Ende Prozesse entwickelt, IT-Systeme anpasst und letztendlich mit ihnen arbeitet. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Effizienz der Arbeit des Projektteams auf vier Themenfelder basiert: Zusammenarbeit, Kommunikation, Wissen und Lernen.

Die grundlegenden Werkzeuge zur Verbesserung der Teamarbeit

Ohne Zusammenarbeit und Kommunikation ist die Arbeit von zwei oder mehr Personen per Definition unm├Âglich. Neben traditionellen Kommunikationsmethoden wie E-Mails, Gruppenchats und sogar Telefonanrufen gibt es fortschrittliche Werkzeuge, die die Teamarbeit auf die n├Ąchste Ebene bringen. Zun├Ąchst ist aber zu kl├Ąren, welche Teamarbeitsprozesse auf Zusammenarbeit und Kommunikation beruhen. Wir heben die Projektplanung, das Aufgabenmanagement, das Teilen von Inhalten und das Reporting hervor.

Es wird oft gesagt, dass IT-Projekte in der heutigen schnelllebigen technologischen Welt Agilit├Ąt erfordern. Das bedeutet nicht zwangsl├Ąufig, dass die Arbeit vollst├Ąndig einem agilen Framework, zum Bespiel Scrum, unterworfen sein muss. Aber die ├ťbernahme einiger Methoden ist tats├Ąchlich hilfreich. Zum Beispiel ist ein Aufgaben-Tracker mit einem Kanban-Board ein ideales Werkzeug f├╝r das Projektmanagement. Bei der richtigen Verwendung des Werkzeugs arbeiten alle Teammitglieder synchron und der Arbeitsfluss wird f├╝r alle Beteiligten transparent. F├╝r unsere Projekte verwenden wir ein vorkonfiguriertes Jira Template, insbesondere aufgrund seiner umfangreichen Integrationsm├Âglichkeiten mit anderen Anwendungen in unserem Portfolio. Die Jira-Projekte sind auch f├╝r eine automatische Berichterstellung konfigurieren, dadurch wird die Vorbereitung des Reportings erheblich erleichtert. Es gibt jedoch viele Alternativen f├╝r Projekte unterschiedlicher Komplexit├Ąt und Budgets. Grunds├Ątzlich integrieren wir vorhandene Anwendungen des Kunden in unsere Projektlandschaft.

Beim Aufbau des Projektmanagementboards geht es darum, dieses mit Aufgaben zu best├╝cken, die sich in der Regel aus den sorgf├Ąltigen Planungsprozessen ergeben, welche beispielsweise bei einer Migration nach SAP S/4HANA zwingend notwendig sind. In Anbetracht des hybriden Arbeitsumfelds, dass sich nun dauerhaft in der post-pandemischen ├ära etabliert hat, ist es f├╝r unser Team von entscheidender Bedeutung, ein Werkzeug zu haben, das die Planung in Echtzeit visuell darstellt. Es ist unerl├Ąsslich, dass alle Mitglieder des Projekts buchst├Ąblich auf demselben Blatt sind. Ein kollaboratives “Whiteboard” in der Cloud ist genau das Instrument, das wir ben├Âtigen. Unter allen verf├╝gbaren Optionen haben wir uns f├╝r Miro entschieden, dass seinen Zweck in besonders effektiver Weise erf├╝llt, inkl. der Integration von Miro-Bl├Âcken in Jira-Tickets ├╝berf├╝hrt werden k├Ânnen.

Nachdem Pl├Ąne konzipiert und in konkrete Aufgaben umgewandelt wurden, wird f├╝r das Projektteam ein nahtloser und ununterbrochener Informationsfluss unerl├Ąsslich, um effektiv am Projekt zu arbeiten. Traditionell wurden hierf├╝r Intranet-L├Âsungen wie Unternehmensportale genutzt. Jedoch erscheint die Einrichtung und Wartung eines Intranetportals f├╝r ein einzelnes Projektteam als arbeitsintensiv.

Wenn es um Alternativen geht, m├╝ssen bei der Auswahl des geeigneten Tools bestimmte Kriterien ber├╝cksichtigt werden. Das erforderliche Minimum umfasst:

• Eine vordefinierte Inhaltsstruktur,
• M├Âglichkeiten zur Kommentierung und kollaborativen Zusammenarbeit,
• Versionsverfolgung,
• Eine schnelle und bequeme Stichwortsuche.

Wir bevorzugen es, unn├Âtige Komplikationen zu vermeiden und setzen daher auf eine sofort einsatzbereite L├Âsung ÔÇö Confluence. Dies ist ein Cloud-basiertes Tool f├╝r die Zusammenarbeit und Verwaltung von Inhalten, das speziell f├╝r Teams entwickelt wurde. Wir haben uns f├╝r Confluence entschieden, da es sich nahtlos in Jira integrieren l├Ąsst und sogar als Paket angeboten wird.

Die drei beschriebenen Instrumente ÔÇô das Whiteboard, der Aufgaben-Tracker und die Projektinhaltsplattform ÔÇô lassen sich leicht implementieren und heben die Kommunikation und kollaborative Arbeit des Projektteams auf ein neues Niveau. Strategische Ziele, aktuelle Pl├Ąne, der Status jeder Aufgabe und des Projekts insgesamt sowie die Dokumentation sind dank des Cloud-Charakters der Werkzeuge f├╝r jedes Teammitglied online zug├Ąnglich. Dies bildet die wesentliche Grundlage f├╝r das n├Ąchste Themengebiet ÔÇô das Wissensmanagement.

Informationskan├Ąle

ontrons Toolbox umfasst zwei weitere Werkzeuge ÔÇô das Wiki und den Blog. Das Wiki bietet einen einfachen und schnellen Zugang zu Projektinformationen ÔÇ×hier und jetztÔÇť. Der Name stammt vom Wort ÔÇ×wiki wikiÔÇť, was auf Hawaiianisch “schnell” bedeutet. Die Idee des Wikis ist, dass alle Informationen, die f├╝r die Projektarbeit relevant sind in kurze Artikel im Projekt-Wiki verf├╝gbar sind. Mit fortschreitendem Projektverlauf wird das Wiki zu einem unverzichtbaren Handbuch, das strukturell dem weltber├╝hmten Wikipedia ├Ąhnelt. Bei ontron haben wir eine eigene technische L├Âsung entwickelt, die besser an die typischen Bed├╝rfnisse unserer Kunden angepasst ist, und auch ohne Aufwand nach dem Projekt in Eigenregie weiter betrieben werden kann.

W├Ąhrend das Projekt-Wiki es erm├Âglicht, nach Informationen zu suchen, ist der Blog ein Kommunikations-Werkzeug. Er stellt gleichzeitig ein niederschwelliges Lernangebot dar. Typische Blog-Inhaltskategorien umfassen Informationen zum Projekt, Zielsetzung, Einordnung und andere aktuelle Themen. Aber auch Berichte zu realisierten Ergebnissen oder Nachrichten aus dem Projektteam. Wie das Wiki ist auch der Blog in ontrons Werkzeugkasten ma├čgeschneidert. Beide Plattformen basieren auf der WordPress-Engine, was eine schnelle Bereitstellung und Anpassung an die Anforderungen jedes Projekts erm├Âglicht.

Das Wiki und der Blog sind wichtige Werkzeuge f├╝r Wissensmanagement und Kommunikation. Die Auswahl der Themen f├╝r Blog-Posts kann Informationen zum Projekt in nat├╝rlicher Weise mit niederschwelligen Lerninhalten kombinieren. Dies bildet wiederum die Grundlage f├╝r die Vermittlung spezifischerer Inhalte mit einem leistungsf├Ąhigeren Lernmanagement-Instrument ÔÇô LMS (Learning Management System). Das von ontron eingesetzte LMS ist eine webbasierte Software, die die Organisation, die Bereitstellung von Inhalten und das Reporting von verschiedenen Lernangeboten und Formaten in einem Blended Learning Kontext erm├Âglicht.

Die prim├Ąre Zielgruppe f├╝r das LMS sind die Anwender und Nutzer. Das Projektteam sowie Anwender und Nutzer k├Ânnen das LMS jedoch f├╝r Onboarding- und Offboarding-Schulungen, f├╝r das Erlernen von Projektarbeit und agilen Ans├Ątzen sowie f├╝r Schulungen zur Nutzung von Software und zur Ausf├╝hrung bestimmter Aufgaben nutzen.

Eine anspruchsvolle und gut abgestimmte LMS-Plattform erm├Âglicht es, Lernende einzuschreiben, den Fortschritt zu verfolgen und Bildungsverl├Ąufe an ihre Arbeitssituation anzupassen. Bei ontron haben wir uns f├╝r die Open-Source-LMS-Plattform Moodle entschieden. Die Entwicklung dieser Plattform basiert auf der Gemeinschaft, was bedeutet, dass m├Âgliche Anpassungen schnell verf├╝gbar sind. Dies verk├╝rzt den Zyklus der Bereitstellung funktionaler Upgrades zur Erf├╝llung unmittelbarer Projektbed├╝rfnisse.

Sonst noch etwas?

Wir haben alle Hauptwerkzeuge ├╝berpr├╝ft, die IT-Projekte unter unserer Verantwortung zu einer erfolgreichen Implementierung verhelfen. Es w├Ąre jedoch nicht korrekt, zwei spezifische Werkzeuge nicht zu erw├Ąhnen.

Ein Werkzeug namens Visual Paradigm wird in ontrons Toolbox f├╝r Gesch├Ąftsmodellierung und zur Speicherung von IT-Dokumentationen im Projekt verwendet. Diese Anwendung ist f├╝r Softwareentwicklungsteams konzipiert, um Gesch├Ąftsinformationssysteme zu modellieren und Entwicklungsprozesse zu verwalten. Wir verwenden es speziell f├╝r Wissensmanagement in der IT-Abteilung.

Das letzte Instrument, ist das Werkzeug f├╝r Testmanagement, welches f├╝r die effektive Arbeit des SAP S/4HANA-Testsystems im Allgemeinen unbedingt erforderlich ist. Die richtige Auswahl des Testmanagement-Werkzeugs erm├Âglicht hochwertige Qualit├Ątssicherungsprozesse, die sicherstellen, dass jede Komponente eines IT-Projekts ├╝berpr├╝ft wird und den vorgegebenen Standards entspricht, bevor sie produktiv gesetzt wird. Bei ontron verwenden wir Tricentis qTest als Werkzeug f├╝r das Testmanagement. Neben dem Testmanagementinstrument werden f├╝r die unterschiedlichen Anwendungen im Rahmen einer S/4HANA-Migration auch eine Vielzahl von Testf├Ąllen ben├Âtigt.

ontron verf├╝gt ├╝ber eine umfangreiche Sammlung von Testf├Ąllen die entsprechend den Anforderungen des Projekts ausgew├Ąhlt werden k├Ânnen und dadurch kurzfristig verf├╝gbar sind. In einem der folgenden Materialien werden wir den Testmanagementansatz von ontron im Detail behandeln.

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, ist die Verwendung der beschriebenen Werkzeuge miteinander verbunden. Zusammen decken sie alle grundlegenden Bed├╝rfnisse des Projekts ab, daher nennen wir sie die ÔÇ×ontron-ProjektumgebungÔÇť. Die Synergie zwischen den ausgew├Ąhlten Werkzeugen von ontron bringt unvergleichliche Vorteile f├╝r IT-Projekte. Wir betrachten es als Teil unseres Know-hows, da dieser Werkzeugsatz einen ganzheitlichen Ansatz f├╝r das Projektmanagement erm├Âglicht, der Kommunikation, Lernen und Wissensaustausch auf eine Weise f├Ârdert, wie es isolierte Werkzeuge leisten.

In zuk├╝nftigen Ver├Âffentlichungen werden wir uns detaillierter mit den in diesem Beitrag beschriebenen Werkzeugen befassen. Wenn Sie interessiert sind und wertvolle Einblicke nicht verpassen m├Âchten, warum abonnieren Sie nicht unseren E-Mail-Newsletter im untenstehenden Formular? Auf diesem Wege k├Ânnen Sie, bei Interesse, auch mehr ├╝ber unsere erfolgreichen Migrationen nach SAP S/4HANA erfahren. Oder wir k├Ânnen gemeinsam erkunden, wie ontrons Projektmanagementl├Âsungen Ihre IT-Initiativen besonders effizient unterst├╝tzen k├Ânnen. Kontaktieren Sie uns jederzeit f├╝r eine eingehende Beratung, um unseren integrierten Ansatz an die Bed├╝rfnisse Ihrer Organisation anzupassen.

Haben Sie eigene Erfahrungen oder m├Âchten Sie etwas erg├Ąnzen? Wir laden Sie herzlich ein, Ihre Gedanken in den Kommentaren auf LinkedIn zu teilen.