Die Geschichte der erfolgreichen S/4HANA-Migration des Erzgebirgsklinikums

Da die SAP-Wartung f├╝r das System R/3 Ende 2027 auslaufen wird, ist der Bedarf der Krankenh├Ąuser, auf S/4HANA umzusteigen, dringlich geworden. Erfahren Sie hier wie ontron einen reibungslosen ├ťbergang auf S/4HANA sicherstellt, beispielhaft dargestellt durch unser j├╝ngstes Projekt mit dem Erzgebirgsklinikum (EGK).

Hintergrund des Migrationsbedarfs des EGK

Das Erzgebirgsklinikum, ein Zusammenschluss aus vier Kreiskrankenh├Ąusern, stand vor einer komplexen Herausforderung. Mehrere unterschiedlich ausgepr├Ągte ERP-Systeme sollten in einer einheitlichen S/4HANA-Plattform konsolidiert werden, wobei die bestehenden Krankenhausinformationssysteme (KIS), 2 SAP IS-H und 1 Nexus, unver├Ąndert erhalten werden mussten. Dies erforderte einen nahtlosen ├ťbergang, der die Krankenhausprozesse nicht st├Ârte, und gleichzeitig die individuellen Funktionen beibehielt, die f├╝r jeden Standort von Bedeutung waren.

ontron setzte sich in einem Vergabeprozess gegen├╝ber anderen Bietern durch, aufgrund seines umfangreichen Toolsets f├╝r die Projektarbeit und der Erfahrung in S/4HANA-Migrationen im deutschen Gesundheitswesen. Wir danken der Leitung des Erzgebirgsklinikums f├╝r ihr Vertrauen und ihre Bereitschaft, mit uns diese anspruchsvolle Migrationsreise anzutreten.

Der strategische Ansatz von ontron

W├Ąhrend der gesamten S/4HANA-Migration stellte das Team von ontron den gesamten Umfang der Beratungsleistungen bereit und f├╝hrte das EGK umfassend durch alle Migrationsphasen:

• Vorprojekt inklusive Analyse sowie Zeit- und Budgetplanung
• Fachkonzeptphase
• Umsetzung
• Testmanagement
• ÔÇ×Go-LiveÔÇť
• Hypercare-Phase

Fachkonzeptphase

In der Fachkonzeptphase kam ein besonderer Ansatz zum Tragen: Wir setzten dabei unser standardisiertes Modell der Prozesse f├╝r die Gesundheitsorganisationen ein, Das ÔÇ×ontron Healthcare Reference ModelÔÇť. Dies erm├Âglicht uns, vorgefertigte Fachkonzepte zu nutzen und diese nur in Teilen (ca. 10% bis 20%) an die Bed├╝rfnisse des Kunden anzupassen und somit den Arbeitsaufwand und damit Kosten f├╝r die Kunden deutlich zu reduzieren.

Da alle wesentlichen Teile des Fachkonzepts, basierend auf dem ontron Healthcare Reference Modell vorgefertigt waren, konnten unsere Berater diese im EGK Projekt schnell an die Parameter des Kunden anpassen und dank unserer Out-of-the-Box-L├Âsung die gesamte Anpassung in einem Arbeitsschritt erledigen. Erw├Ąhnenswert ist, dass unsere Kunden im Erzgebirgsklinikum dem ontron Health Care Reference Model vollst├Ąndig und kompromisslos gefolgt sind, um die Chancen einer Standardisierung auch zu nutzen. Ansonsten h├Ątten wir wesentlich mehr Zeit f├╝r die Migration ben├Âtigt.

Die Fachkonzept-Phase des Projekts war einzigartig, da wir dem Kunden w├Ąhrend der gesamten Migration ÔÇ×Ready-to-WearÔÇť-Konzepte zur Verf├╝gung stellten und diese dann gemeinsam verfeinerten. Das ist in der Tat etwas Au├čergew├Âhnliches aber sehr effektiv und effizient. Ich hoffe, dass dies in Zukunft zum Standardansatz wird, da dadurch Projektlaufzeiten und somit der Aufwand f├╝r Auftraggeber und Beratungsunternehmen deutlich reduziert werden k├Ânnen, was Projekte f├╝r die Auftraggeber deutlich schneller und g├╝nstiger macht.

Marc M├╝ller, Projektleiter, ontron GmbH

Testmanagement

Vor Beginn der S/4HANA-Migration musste das EGK noch ein Testmanagementsystem etablieren. Daher stellten wir w├Ąhrend der Testphase die Testumgebung und die Testf├Ąlle bereit. Die verantwortlichen Fachabteilungen f├╝hrten ├╝ber 700 Tests durch, die die Zuverl├Ąssigkeit des Systems bewiesen, darunter:

• Modultests f├╝r SAP FI, ÔÇőÔÇőCO, MM/EWM, PM und SD
• Umfangreiche bidirektionale Tests des ontron Multi-KIS-Connectors
• Tests der Drittprodukte (z. B. Matrix42^TM, Amor^TM, Mercateo^TM)
• ├ťbergreifende Integrations- und Stresstests

Vorgehen bei der Implementierung

Gemeinsam mit den Verantwortlichen im EGK wurde ein Konzept f├╝r eine schrittweise Implementierung ausgearbeitet, um die Fachabteilungen nicht zu ├╝berfordern. Unser Fokus lag auf einer S/4HANA-Basisimplementierung mit den erforderlichen Funktionen f├╝r einen reibungslosen kaufm├Ąnnischen Betrieb. Durch diese Methode k├Ânnen wir zuk├╝nftige Prozessverbesserungen in Releases realisieren, ohne die Organisation w├Ąhrend der Migrationsphase zu ├╝berdehnen. Die Releaseplanung wird dabei flexibel an die Bed├╝rfnisse unserer Kunden angepasst und kann dann auf mehrere Jahre aufgeteilt werden, je nach Budget- und Ressourcenlage. Damit kann der Spagat zwischen dringend notwendiger Migration auf S/4HANA und berechtigten Prozessverbesserungsforderungen gelingen.

Datenmigration

Die Migration der Daten ist ein kritischer Schritt jeder Umstellung auf das neue S/4HANA-System und kann den reibungslosen Betrieb der IT-Systeme stark beeintr├Ąchtigen. Basierend auf den Erfahrungen aus unseren Projekten haben wir das Konzept der “warmen Migration”^TM entwickelt, das sich von der herk├Âmmlichen, stichtagsorientierten “kalten Migration” sehr stark unterscheidet. Bei der warmen Migration^TM erfolgt die Datenmigration ├╝ber einen definierten Zeitraum hinweg, was insbesondere bei der Migration von mehreren SAP-Systemen bzw. Buchungskreisen vorteilhaft ist. Die Systeme werden vor der eigentlichen Migration miteinander verbunden und die Daten werden kontinuierlich und automatisch migriert, um sicherzustellen, dass sie stets auf dem aktuellen Stand sind.

Integration vorhandener KIS Systeme

Ein entscheidender Erfolgsfaktor f├╝r das Gelingen der Umstellung auf S/4HANA ist die m├Âglichst sanfte Integration vorhandener Krankenhaus-informationssysteme und weiterer Abrechnungssysteme. Hierf├╝r wurde der ontron Multi-KIS-Connector bereitgestellt, um die unterschiedlichen Krankenhausinformationssysteme mit dem neuen SAP S/4HANA zu verbinden. Dies f├╝hrt zu einem verbesserten Fluss kritischer Daten, erh├Âhter betrieblicher Effizienz und verbesserter Datenintegrit├Ąt f├╝hrte.

Go-Live und Hypercare

Schlie├člich wurde die kritische Phase der Go-Live-Implementierung w├Ąhrend der ruhigeren Winterferien geplant, um die Auswirkungen auf den Krankenhausbetrieb zu minimieren. Dieser Zeitplan erm├Âglichte den ├ťbergang au├čerhalb der Hauptbetriebszeiten und reduzierte so potenzielle St├Ârungen. Und das Beste daran ist, w├Ąhrend der hei├česten Go-Live-Phase hatten wir praktisch keine Probleme und das Krankenhausmanagement musste w├Ąhrend der Ferienzeit nicht eingreifen.

Changemanagement

Die Standardisierung von Prozessen ├╝ber verschiedene Betriebskulturen hinweg erforderte einen ma├čgeschneiderten Ansatz, der wesentliche kundenindividuelle Anforderungen ber├╝cksichtigte.

Dabei legte das begleitende SAP S/4HANA-Changemanagement den Fokus auf die Organisationsentwicklung, einschlie├člich F├╝hrung und Personal, ein Erfolgsfaktor f├╝r eine engagierte Projektarbeit. Ein weiterer wesentlicher Faktor war die sehr enge Zusammenarbeit mit der Gesch├Ąftsf├╝hrung ├╝ber w├Âchentliche Lenkungsausschusssitzungen. Dies f├Ârderte eine enge Zusammenarbeit und effiziente Kommunikation sowie z├╝gige Entscheidungen f├╝r die weitere Projektarbeit.

F├╝r die Projektarbeit selbst wurden agile Methoden aufgrund ihres Potenzials f├╝r kundenzentrierte und zeitkritische Projekte zum Einsatz gebracht, welche die Teamarbeit und Verantwortlichkeit f├Ârderten. Die Verwendung von Projektmanagement-Tools wie z. B. einer vorkonfigurierten Jira-Plattform verbesserte die Transparenz und Kommunikation im Projektteam.

Neben den genannten Faktoren war die Sicherstellung von nachhaltigem Lernen ein zentraler Bestandteil des SAP S/4HANA-Changemanagements, mit einem dreiphasigen Lernkonzept, das dem Projektablauf entsprach. Die Bereitstellung relevanter Lernm├Âglichkeiten und Tools w├Ąhrend jeder Projektphase war entscheidend, um die Kenntnisse der Benutzer auf dem neuesten Stand zu halten. Besondere Aufmerksamkeit wurde der Zeit nach der Implementierung geschenkt, um die ÔÇ×Wissensl├╝ckeÔÇť durch kontinuierliche Unterst├╝tzung zu schlie├čen.

Unsere Angebote umfassten dabei die Analyse des Lernbedarfs, die Entwicklung eines Schulungskonzepts, die Bereitstellung eines Lernmanagementsystems und die Durchf├╝hrung der Schulungen sowie den Aufbau einer effektiven Key User Organisation.

Ergebnisse und Zeit nach der Migration

Der gr├Â├čte Erfolg dieses Projekts war die Konsolidierung der Ausgangssysteme des EGKs aus einer heterogenen Umgebung auf S/4HANA. Das gesamte ontron-Team hat, unterst├╝tzt durch das Engagement des Kunden, die Kernmigrationsphase in nur sechs Monaten abgeschlossen. Trotz der Herausforderungen sind wir davon ├╝berzeugt, dass dieses Projekt einen Ma├čstab in der Branche setzt und unsere F├Ąhigkeit unter Beweis stellt, kurzfristig erfolgreiche S/4HANA-Migrationen durchzuf├╝hren.

W├Ąhrend unserer fortgesetzten Zusammenarbeit stehen weitere Releases auf der Agenda des EGK, was ein wesentlicher Bestandteil unseres evolution├Ąren Ansatzes ist. Nach der Kernmigration erweitern sequenzielle Releases das System um zus├Ątzliche Funktionalit├Ąten. Unsere Vorgehensflexibilit├Ąt erm├Âglicht es, jederzeit auf Kundenanforderungen zu reagieren und die erforderlichen Funktionen schrittweise einzuf├╝hren. Dadurch k├Ânnen wir die IT-Systeme kontinuierlich verbessern, indem wir die aktuellen Anforderungen der Organisation, vorhandene F├Ąhigkeiten und verf├╝gbare Ressourcen entsprechend.

Projekt in Zahlen

Res├╝mee

Im EGK konnten wir erneut unter Beweis stellen, dass es eine bew├Ąhrte Alternative zu kostspieligen und zeitaufw├Ąndigen Migrationsl├Âsungen gibt. Die warme Migration^TM erm├Âglicht es, Daten ├╝ber einen definierten Zeitraum hinweg zu migrieren, was den Prozess f├╝r alle Beteiligten, insbesondere die Kunden, erheblich erleichtert.

Die ontron Mitarbeiter verstehen die Bed├╝rfnisse der Kunden und wir wissen, wie wir diese in IT-Anforderungen ├╝bersetzen, um eine erfolgreiche und effektive S/4HANA-Migration sicherzustellen.

Entscheiden Sie sich f├╝r ontron und arbeiten Sie mit Experten zusammen, die die technologischen Anforderungen und betrieblichen Feinheiten von Gesundheitsumgebungen verstehen. Kontaktieren Sie uns, um mehr dar├╝ber zu erfahren, wie wir Ihr Unternehmen durch eine unkomplizierte Migration unterst├╝tzen k├Ânnen.