Optimierung der Controlling-Prozesse im UKHD durch die SAP Analytics Cloud
Optimierungspotenziale im Krankenhausberichtswesen
In den meisten Krankenh├Ąusern und Gesundheitseinrichtungen werden Controlling-, Finanz- und Leistungsberichte nicht in einem integrierten System erstellt. Stattdessen werden Daten zu Erl├Âsen, Aufwendungen und Leistungen in unterschiedlichen Nebensystemen wie Microsoft Excel oder Access aufbereitet. Die Erstellung eines Monatsberichts inklusive Prognosen ist dabei sehr zeitaufwendig und aufgrund der Verwendung gro├čer Excel-Tabellen mit manuellen Eingaben fehleranf├Ąllig. Diese dezentrale Datenaufbereitung f├╝hrt zu erheblichen Zeitverlusten, die durch ein integriertes System vermieden werden k├Ânnten. Zus├Ątzlich werden aus den aufwendig erstellten Monatsberichten PowerPoint-Pr├Ąsentationen f├╝r Gremiensitzungen erstellt, was erneut viel Zeit in den Abteilungen bindet. Diese Pr├Ąsentationen enthalten oft nicht alle relevanten Informationen, was dazu f├╝hrt, dass Fragen in den Sitzungen nicht sofort beantwortet werden k├Ânnen. Dies vermittelt oft den Eindruck von Unvorbereitetheit und kostet im Ergebnis viel Zeit und verz├Âgert erforderliche Managemententscheidungen. Weiterhin ist es durch die Nutzung von Excel und PowerPoint h├Ąufig erforderlich, Daten auf spezielle Anfragen nachzuliefern.
Auch die Aufstellung des Wirtschaftsplans f├╝r ein Jahr wird, ├Ąhnlich der Systematik der Erstellung eines Monatsberichts und der daraus resultierenden Prognoserechnung, in vielen F├Ąllen mittels Microsoft Excel, Access oder anderen Nebensystemen durchgef├╝hrt. Oft werden hier Planungsdaten, die aus verschiedenen Quellen an das Controlling herangetragen werden, manuell in eine Wirtschaftsplanung integriert. In den wenigsten F├Ąllen basiert eine Wirtschaftsplanung auf einer kollaborativen Zusammenarbeit in einem integrierten System und somit einem gemeinsamen Commitment f├╝r die aufgef├╝hrten Daten des Wirtschaftsplans.
Gro├če Organisationen sind besonders von diesen Herausforderungen betroffen. Beim UKHD, einem der gr├Â├čten Gesundheitscluster in Deutschland, wurde der Bedarf nach einer effizienten L├Âsung erkannt. Die von ontron vorgestellte L├Âsung zur Einf├╝hrung der SAP Analytics Cloud (SAC) in Verbindung mit einem umfassenden Kosten- und Erl├Âsmanagement (KEM) fand schnell Anklang. Ziel war die deutliche zeitliche Reduktion von erforderlichen Bericht Erstellungen und damit die Herstellung einer unmittelbaren Steuerungsf├Ąhigkeit auf der Grundlage valider Daten.
Wirtschaftsplanung im Krankenhaus auf Basis der SAP Analytics Cloud mit Kosten- und Erl├Âsmanagement
Die Nachteile des herk├Âmmlichen Berichtswesens und von klassischen manuellen Planungsrunden lassen sich durch die Einf├╝hrung einer auf SAP Technologie beruhenden voll integrierten Wirtschaftsplanung und einem Kosten- und Erl├Âsmanagement effektiv und nachhaltig beheben. Dies wurde eindrucksvoll bei unserem Projekt mit dem Universit├Ątsklinikum Heidelberg (UKHD) unter Beweis gestellt, das als eine der gr├Â├čten Universit├Ątskliniken in Deutschland ma├čgeblich von ontronÔÇÖs L├Âsungen profitiert.
Die ontron L├Âsung f├╝r das Kosten- und Erl├Âsmanagement erm├Âglicht eine differenzierte Darstellung der Deckungsbeitr├Ąge in verschiedenen Bereichen eines Krankenhauses oder einer Gesundheitseinrichtung. Die Daten zur Ermittlung der Deckungsbeitr├Ąge im Modul Kosten- und Erl├Âsmanagement auf Basis SAP BW/4 in Kombination mit der SAP Analytics Cloud (SAC) werden automatisch aus den bestehenden SAP- und Subsystemen im Krankenhaus zusammengetragen. Neben den Daten aus der Finanzbuchhaltung und dem Personalwesen flie├čen auch relevante Daten aus den Leistungsbereichen ein und werden in einem Business Warehouse vorgehalten. Diese umfassenden Daten aus dem Business Warehouse werden dann zentral in einem integrierten Gesamtsystem verwendet, um pr├Ązise Berechnungen der Deckungsbeitr├Ąge sowie der Kostentr├Ągerrechnung durchzuf├╝hren.
Im Rahmen der Einf├╝hrung einer Deckungsbeitragsrechnung oder Kostentr├Ągerrechnung bei ontron und dem UKHD werden in zahlreichen Workshops die Details f├╝r die Verrechnung von Aufwands- und Erl├Âspositionen gemeinsam er├Ârtert und festgelegt. Dadurch wird sichergestellt, dass aus den rekrutierten Daten der Subsysteme belastbare Positionen entstehen, die gezielt auf die einzelnen Gesch├Ąftsbereiche verteilt werden k├Ânnen. Dies f├╝hrt zu einer automatisierten Deckungsbeitragsrechnung, die auch die erforderliche interne Leistungsverrechnung sowie die Verrechnung der entsprechenden Erl├Âse umfasst. Der unmittelbare Datenabzug und die im vorhinein validierten Regeln der Zusammenstellung der Daten erm├Âglicht nun Echtzeitreporte ohne die Schw├Ąchen von Excelbasierten Tabellen.
Die Ergebnisse aus den verschiedensten Berechnungen des Kosten- und Erl├Âsmanagements k├Ânnen in der SAP Analytics Cloud einem Reporting unterzogen werden und bilden auch die Basis f├╝r die Planung in der SAP Analytics Cloud. Das Reporting in der SAP Analytics Cloud findet ├╝ber Dashboards statt, die f├╝r die verschiedenen Perspektiven / Anliegen der Adressaten individuell gestaltet werden k├Ânnen. Dashboards f├╝r den Vorstand einer Klinik, die ├ärztlichen Direktoren der Bereiche Somatik und Psychiatrie sowie m├Âglicher Abteilungs- und Gesch├Ąftsbereichsleiter beinhalten unterschiedliche Informationen, je nach Nutzerkreis. Das Ganze wird ├╝ber ein ausgekl├╝geltes Rollen- und Berechtigungssystem gesteuert, welches von den ontron Security Experten konzipiert wurde.
Es ist somit m├Âglich, den Monatsbericht und die Prognoserechnung einer Klinik, vollst├Ąndig ohne manuelle T├Ątigkeiten in Nebensystemen zu erstellen und darauf basierend eine Planungsstruktur f├╝r einen Wirtschaftsplan zu entwickeln. Selbstverst├Ąndlich k├Ânnen f├╝r aufw├Ąndige Planungsszenarien entsprechende Planungsmodelle in der SAP Analytics Cloud erstellt werden, deren Daten dann in eine Plan Gewinn- und Verlustrechnung ├╝bergeleitet werden. Im Rahmen der m├Âglichen Bearbeitung von Daten in der SAP Analytics Cloud, sowohl f├╝r Prognosezwecke als auch Planungszwecke, lassen sich kollaborative Teams bilden, die gem├Ą├č ihrer Rolle in der Klinik einzelne Dateneingaben durchf├╝hren. Somit entstehen Prognoserechnung und eine Planungsrechnung, die das Know-how der unterschiedlichen Abteilungen einer Klinik in einem integrierten System vereint. Die inhaltliche Planungsqualit├Ąt steigt.
S├Ąmtliche Daten, die in der SAP Analytics Cloud, sowohl in Dashboards als auch in Planungsszenarien enthalten sind, k├Ânnen in verschiedenen Gremiensitzungen auch in der SAC Analytics Cloud pr├Ąsentiert werden. Dadurch entfallen aufw├Ąndige PowerPoint Pr├Ąsentationen. Auch grafische Elemente k├Ânnen in den Dashboards enthalten sein. Zudem ist es jederzeit m├Âglich, von hochaggregierten Daten durch ÔÇ×drill-down-TechnikÔÇť auf eine detailliertere Ebene bis auf den Buchungsbeleg abzuspringen. Dies erm├Âglicht schon w├Ąhrend der Pr├Ąsentation, m├Âgliche Fragestellungen zu einzelnen Detail Themen beantworten zu k├Ânnen.
Die Ergebnisse aus der Deckungsbeitragsrechnung sowie die verschiedenen Dashboards k├Ânnen stets aktuell auf dem Desktop Rechner sowie aber auch auf iPads unterwegs eingesehen werden. Es entf├Ąllt die Versendung der fr├╝heren Berichtsunterlagen als PDF via E-Mail. Informationen werden somit schneller in aktueller Form an die Adressaten versendet. Berichtsinformationen werden schon aufgrund der neuen Art der Darstellung und der schnelleren Verf├╝gbarkeit effektiver f├╝r die Steuerung des Krankenhauses und der unterschiedlichen Leistungsbereiche eingesetzt.
Es wird deutlich, dass durch die Einf├╝hrung der SAP Analytics Cloud, in Verbindung mit einem Kosten und Erl├Âsmanagement der Prozess der Erstellung von Monatsberichten, Prognoserechnungen, Planungsvorg├Ąngen sowie auch der Pr├Ąsentation der entsprechenden Ergebnisse einem Paradigmenwechsel unterworfen wird.
Herausforderungen bei der Implementierung
Durch den Einsatz jahrzehntelanger erfahrener Fachberatung im Bereich Controlling und F├╝hrung von Krankenh├Ąusern sind wir in der Lage, neben den technischen Voraussetzungen f├╝r das Gelingen des Projektes, auch die vorhandenen Controlling-Prozesse zu analysieren und gemeinsam mit Ihnen die Sichtweise auf eine neue Controlling-Strategie zu entwickeln. W├Ąhrend unserer Arbeit mit dem UKHD identifizierten ontron-Spezialisten spezifische Herausforderungen, die im bisherigen Berichtswesen und der Planung bestanden. Diese Herausforderungen konnten durch vorgeschlagene L├Âsungen erfolgreich bew├Ąltigt werden, was das Vertrauen in die Implementierung der SAP Analytics Cloud und des Kosten- und Erl├Âsmanagements st├Ąrkt.
Im Projekt wird das klassische S├Ąulendenken einzelner Abteilungen durchbrochen, und allen Projektbeteiligten werden die Perspektiven der unterschiedlich handelnden Dienstarten eines Krankenhauses transparent gemacht. Wichtig dabei ist, dass alle verantwortlich Handelnden in diesen Prozess, der von der Abteilung Controlling gef├╝hrt wird, integriert werden. Nur so kann erreicht werden, dass eine gemeinsame Sichtweise auf die zentralen medizinischen und ├Âkonomischen Fragestellungen entsteht und gemeinsam der neue Weg des Reportings und der Planung eingeschlagen werden kann.
Aufgrund des Umfangs des Projektes wird die gemeinsame Sicht auf die medizinischen und ├Âkonomischen Fragestellungen im Rahmen eines l├Ąngeren Zeitraums erst entstehen k├Ânnen. Somit sind am Ende des Projektes die technischen Voraussetzungen daf├╝r gegeben. Flankierend durch ein Change-Management werden die Voraussetzungen f├╝r die Etablierung dieses neuen Prozesses geschaffen.
Der neue Prozess verringert in hohem Ma├če die manuellen und dezentralen T├Ątigkeiten in Nebensystemen zur Erstellung der Monatsberichte, der Deckungsbeitragsrechnung und daraus resultierenden Planungen. Dar├╝ber hinaus wird auch der Prozess des Reportings nachhaltig automatisiert. Dies impliziert, dass von nun an allen im Prozess beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Krankenhauses mehr Zeit f├╝r die wichtige Steuerung des Unternehmens zur Verf├╝gung steht. Somit haben auch Patientinnen und Patienten zuk├╝nftig mehr davon, wenn Leistungen und Aufwendungen in einem Krankenhaus effizienter gesteuert werden.
Entwicklung der SAP Analytics Cloud
Dank der Expertise erfahrener Fachberater, die sowohl ├╝ber F├╝hrungserfahrung als auch praktische Kenntnisse in der Linie verf├╝gen, ist ontron in der Lage, Sie auch nach Projektabschluss zielf├╝hrend bei der Etablierung neuer Prozesse zu begleiten. Wir lassen Sie nicht allein! Sie entscheiden selbst, ob und in welchem Umfang ontron Sie weiterhin bei der Implementierung der durch das Projekt angesto├čenen Prozesse unterst├╝tzen soll.
Mit der Einf├╝hrung eines Kosten- und Erl├Âsmanagements in Verbindung mit der SAP Analytics Cloud entstehen im Klinikmanagement st├Ąndig neue Ideen und Konzepte f├╝r Dashboards und Berichtsperspektiven. Daher ist die neue Controlling-Welt auch nach der Projektumsetzung nie abgeschlossen. Es kommen kontinuierlich Erg├Ąnzungen hinzu und spannende neue Perspektiven werden entwickelt. Dies f├╝hrt dazu, dass die relevanten Basisdaten, die f├╝r die Steuerung und Entscheidungsfindung erforderlich sind, st├Ąndig verbessert werden, was die Steuerungsm├Âglichkeiten des Krankenhauses erheblich optimiert.
Optimieren Sie Ihre Controlling-Prozesse mit ontron
Kontaktieren Sie uns, um die dargestellten L├Âsungsans├Ątze n├Ąher kennenzulernen und konkrete Fallbeispiele aus bereits realisierten Projekten zu erhalten. Nutzen Sie die Chance, die Zukunft Ihrer Klinik mit ontron an Ihrer Seite zu gestalten.
Abschlie├čend m├Âchten wir Sie ermutigen, unseren E-Mail-Newsletter zu abonnieren, um regelm├Ą├čig ├╝ber aktuelle Entwicklungen, Trends und praxisnahe Tipps im Controlling informiert zu werden. Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft Ihrer Controlling-Prozesse gestalten!
